KEBIJAKAN UMUM VENDOR
PT GARUDA INDONESIA (PERSERO) TBK
 
Kebijakan Umum Vendor PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk (“Garuda”) adalah :
  1. Garuda mengutamakan pengadaan secara langsung ke pabrikan, distributor resmi atau agen tunggal dan menghindari penggunaan perantara yang tidak memberikan nilai tambah.
  2. Garuda mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun, dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan kerja bagi usaha kecil dan menengah (UMKM), sepanjang harga, kualitas, dan tujuannya dapat dipertanggung jawabkan.
  3. Vendor yang berpartisipasi dalam proses pengadaan barang/ jasa di Garuda diwajibkan memenuhi persyaratan yaitu sebagai berikut :
    1. Memiliki keahlian, pengalaman dan kemampuan teknis dan manajemen sesuai bidang usahanya.
    2. Memiliki resources (fasilitas, SDM, alat produksi, dan resource lain) yang sesuai dengan kategori
    3. bidang usahanya dalam menunjang kegiatan operasional.
    4. Diutamakan berbadan hukum.
    5. Tidak sedang dikenakan sanksi hukum atau terlibat kasus hukum yang dapat berdampak pada kegagalan operasional Garuda.
  4. Vendor wajib tunduk pada peraturan dan persyaratan yang berlaku di Indonesia serta di lingkungan Garuda yang berhubungan dengan pengadaan barang / jasa.
  5. Vendor dilarang untuk menawarkan dan memberikan hadiah dan pemberian dalam bentuk dan/atau cara apapun serta tidak melakukan praktek penyuapan oleh dan/atau atas nama atau untuk kepentingan Perusahaan Peserta Pengadaan kepada setiap karyawan/manajemen GARUDA, baik secara langsung maupun tidak langsung, dalam kaitannya dengan proses pengadaan atau pelaksanaan atas setiap kontrak dengan GARUDA. 
  6. Vendor dapat melakukan pelaporan atas pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan/manajemen GARUDA yang terkait dengan segala bentuk fraud (termasuk namun tidak terbatas pada Korupsi, Kolusi, Nepotisme, dan Penyuapan) melalui Whistle Blowing System https://whistleblower.garuda-indonesia.com .
  7. Garuda menetapkan Approved Vendor List (“AVL”) yang akan digunakan dalam pengadaan rutin dan non bidding. Vendor dalam AVL merupakan Vendor yang telah dinyatakan lulus proses evaluasi yang dilakukan oleh Garuda.
  8. Vendor yang berminat untuk mendaftarkan diri sebagai AVL wajib memenuhi seluruh ketentuan pendaftaran yang dipersyaratkan Garuda, untuk selanjutnya dilakukan evaluasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Garuda.
    Setiap vendor dapat terdaftar maksimal pada 2 jenis bidang usaha umum / kategori dalam AVL.
  9. Dalam upaya mendorong peningkatan kinerja Vendor, Garuda menetapkan Sistem Penilaian Kinerja Vendor untuk memastikan mutu dan juga perbaikan berkelanjutan.
    Garuda akan melakukan evaluasi kinerja Vendor bedasarkan kriteria yang ditetapkan, antara lain meliputi aspek kualitas, service, dan delivery dalam penyediaan barang / jasa di Garuda. Hasil evaluasi kinerja Vendor akan menjadi asar dalam penetapan reward dan punishment serta review keberadaan Vendor dalam AVL.
    Apabila kinerja Vendor berada di bawah standar Garuda (tidak memuaskan) maka Garuda berhak untuk tidak mengikutsertakan Vendor tersebut pada proses pengadaan berikutnya atau mengevaluasi keberadaan Vendor dalam AVL.
  10. Garuda berhak mengakhiri status Vendor pada AVL apabila :
    1. Vendor bertindak sebagai broker atau perantara yang tidak memberikan nilai tambah
    2. Vendor mengundurkan diri secara tertulis dengan mengirimkan surat pengunduran diri dari daftar Vendor yang ditujukan ke Unit Business Support & General Affairs Garuda
    3. Melakukan pelanggaran atas ketentuan sebagaimana yang telah ditetapkan di lingkungan pengadaan Garuda.
    4. Tidak aktif berpartisipasi dalam pengadaan di Garuda.
    5. Penilaian kinerja di bawah standard Garuda secara berulang atau mengakibatkan kerugian dan terganggunya kegiatan operasional Garuda.
    6. Adanya perubahan atau penyesuaian jenis bidang usaha yang dikelola dalam AVL.
  11. Sanksi atas pelanggaran yang dilakukan oleh Vendor terbagi menjadi 2 kategori, sebagai berikut:
    1. Kategori Merah (RedList),
      Penentuan Red List berdasarkan kriteria sebagai berikut :
      • Memasok barang atau melaksanakan pekerjaan yang tidak sesuai spesifikasi.
      • Menolak melaksanakan pekerjaan setelah ditunjuk sebagai pemenang.
      • Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak lain tanpa sepengetahuan pihak Garuda Indonesia.
      • Tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dan/atau memenuhi pembayaran yang dikenakan sampai batas waktu yang ditentukan.

        Sanksi Pelanggaran:
        Garuda berhak memberikan surat peringatan yang menyatakan tidak diperbolehkan mengikuti 2 kali proses pengadaan pada seluruh kategori dimana Vendor terdaftar atau 2 tahun tergantung periode yang lebih lama.
         
    2. Kategori Hitam (Black List),
      Penentuan Black List berdasarkan kriteria sebagai berikut :
      • Terlibat dalam praktek Korupsi atau persekongkolan untuk mengatur harga diantara sesama peserta atau dengan karyawan Garuda.
      • Melakukan upaya pemberian gratifikasi kepada karyawan Garuda.
      • Memalsukan/mengubah dokumen atau memanipulasi data.
      • Memasok barang palsu yang dibuktikan oleh pernyataan dari instansi yang berwenang/pabrik/agen.
      • Tidak dapat memenuhi permintaan barang/jasa sesuai ketentuan kontrak yang telah disepakati dan berakibat fatal bagi operasional Garuda Indonesia.
      • Terlibat dalam kegiatan pelanggaran hukum yang dinyatakan oleh pihak yang berwenang.
      • Penyalahgunaan dokumen untuk tujuan yang tidak berhubungan dengan proses pengadaan dan/atau tidak berhubungan dengan proses pekerjaan, tanpa seijin Garuda.
      • Melakukan atau mempublikasi informasi yang tidak benar dan tidak dapat dibuktikan sehingga dapat merugikan Garuda.
      • Membuat dan/atau menyampaikan dokumen dan/atau informasi yang tidak sesuai terkait Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) pada barang/jasa
      • Berdasarkan hasil pemeriksaan terdapat ketidaksesuaian penggunaan Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) pada barang/jasa,
        Sanksi Pelanggaran:
        • Garuda melarang vendor yang terdaftar pada status blacklist untuk mengikuti pengadaan di Garuda.
        • Garuda berhak  mengumumkan status Blacklist bagi Vendor terkait di website e-Procurement Garuda.
           
  12. Garuda berhak menyesuaikan, menambah atau mengurangi ketentuan di dalam website ini, dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya.
 
 

 
KEBIJAKAN PENDAFTARAN VENDOR
PT GARUDA INDONESIA (PERSERO) TBK
 
  1. Garuda memberikan kesempatan bagi Perusahaan sesuai dengan jenis bidang usaha yang dibutuhkan oleh Garuda sebagaimana tercantum pada pengumuman di website e-Procurement. Garuda berhak tidak menindaklanjuti pendaftaran Vendor untuk jenis bidang usaha yang dilakukan tidak pada periode pendaftarannya.

    Berikut adalah alur pendaftaran Vendor Garuda :
  2. Pendaftaran dilakukan melalui website e-procurement. Bagi perusahaan yang telah melakukan pendaftaran pada periode sesuai jenis bidang usaha yang dibutuhkan, Garuda akan mengirimkan notifikasi beserta dokumen Ketentuan dan Persyaratan Vendor yang harus dilengkapi dalam waktu maksimum 5 hari kerja setelah notifikasi diterima.

    Penyerahan dokumen administrasi dan kelengkapan dokumen teknis ditujukan ke alamat :
    PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk
    “Pendaftaran Rekanan - Kategori (Kategori Barang / Jasa sesuai bidang usaha)”
    Unit Business Support & General Affairs / JKTIBGA
    Gedung Sistem Informasi, Lantai 1 
    Garuda City, Bandara International Soekarno-Hatta 
    Cengkareng 15111, Indonesia.

    P.O BOX 1004 TNG BUSH

    Garuda tidak melakukan evaluasi lanjutan atas penyerahan dokumen yang melewati batas waktu maksimum sesuai dengan waktu yang ditentukan.
  3. Berikut adalah kelengkapan dokumen yang wajib diserahkan oleh Perusahaan :
    1. Dokumen Administrasi

      No

      Administrative Documents

      Indonesian Bidders

      Foreign Bidders

      1
      Akta Pendirian Perusahaan
      Yes
      Yes
      2
      Surat Keterangan Domisili (Jika Ada)
      Yes
      Yes
      3
      Nomor Induk Berusaha (NIB)
      Yes
      Yes
      4
      Surat Izin Usaha / Sertifikat Standar
      Yes
      No
      5
      NPWP & SPPKP
      Yes
      No
      6
      Bukti Lapor Pajak 1 tahun terakhir
      (PPh Badan)
      Yes
      No
      7
      Sertifikat / Penghargaan yang diperoleh Perusahaan
      Yes
      Yes
      8
      Laporan Keuangan 1 tahun terakhir. (diutamakan telah diaudit oleh Auditor Publik)
      Yes
      Yes
      9
      Sertifikat Badan Usaha (SBU) – khusus kontraktor
      Yes
      No
      10
      Surat Pernyataan Conflict of Interest
      Yes
      Yes
      11
      Surat Pernyataan Perusahaan
      Yes
      Yes
      12
      Surat Pernyataan Pengelolaan Informasi Pribadi
      Yes
      Yes
      13
      Sertifikat TKDN barang dari KEMENPERIN
      Yes
      No
      14
      Surat Pernyataan TKDN (apabila belum memiliki Sertifikat TKDN untuk vendor penyedia barang dan untuk seluruh vendor penyedia jasa )
      Yes
      No
      15
      Informasi Contact Person
      Silahkan untuk dapat menyamapaikan informasi sebagai berikut :
      • Nama Perusahaan
      • Nama PIC
      • Jabatan
      • Telepon
      • Email
      • No HP

       

      Yes

      Yes

      Keterangan: Daftar dokumen di atas dapat disesuaikan dengan kebutuhan kategori bidang usaha.
      Detail dokumen administrasi dan teknis dapat didownload sebagaimana terlampir dibawah ini.
      Pada kondisi tertentu, ketika vendor tidak dapat memenuhi beberapa dokumen administrasi yang bersifat confidential, maka vendor tersebut harus membuat surat pernyataan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan.
    2. Data Teknis
      Perusahaan diwajibkan menyertakan Company Profile yang minimal menggambarkan hal-hal sebagai berikut :
      1. Struktur Organisasi Perusahaan.
      2. Jumlah pegawai dan spesifikasi keahlian (untuk perusahaan yang memiliki tenaga ahli).
      3. Portofolio produk/jasa yang dimiliki oleh perusahaan.
      4. Kapasitas produksi yang tersedia dan terpakai (untuk perusahaan manufaktur).
      5. Informasi lokasi usaha, kantor cabang dan status kepemilikan workshop.
      6. Daftar perlengkapan dan peralatan utama milik perusahaan yang digunakan untuk mendukung operasional kegiatan perusahaannya.
      7. Foto-foto yang menggambarkan keadaan kantor, workshop, gudang, kegiatan usaha dan lain-lain.
      8. Daftar pengalaman kerja dalam kurun waktu 2 tahun terakhir yang mencakup :
        • Nama klien
        • Scope pekerjaan
        • Lokasi pekerjaan
        • Tahun pekerjaan
    3. Data Lainnya
      Jika diperlukan, Perusahaan diminta untuk menyerahkan data spesifik terkait dengan bidang usahanya sebagaimana diminta pada pengumuman pendaftaran Vendor.
       
  4. Garuda akan melakukan evaluasi terhadap dokumen administrasi dan data teknis yang diserahkan oleh Perusahaan sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan dan ketentuan yang berlaku di Garuda.
  5. Garuda berhak untuk melakukan due diligence termasuk namun tidak terbatas pada kunjungan lokasi, melakukan konfirmasi dan juga melakukan verifikasi keabsahan / kebenaran dokumen.
  6. Kunjungan lokasi merupakan bagian dari proses evaluasi yang dilakukan untuk memastikan legalitas dokumen dengan fakta lokasi tempat usaha dan memastikan kegiatan operasional atau produksi dilakukan sesuai dengan jenis bidang usaha yang didaftarkan serta memastikan bahwa perusahaan tersebut bukan merupakan broker atau perantara yang tidak memberikan nilai tambah.
  7. Garuda berhak menyatakan Perusahaan tidak lulus pendaftaran Vendor apabila :
    1. Perusahaan merupakan broker atau perantara yang tidak memberikan nilai tambah;
    2. Penyerahan dokumen melebihi batas waktu yang ditentukan;
    3. Ketidaklengkapan dokumen yang diserahkan;
    4. Terdapat dokumen yang dinyatakan tidak asli / palsu oleh pihak yang berwenang untuk menerbitkan dokumen tersebut;
    5. Dokumen yang diserahkan sudah tidak berlaku dan tidak disertai surat keterangan perpanjangan;
    6. Dari hasil kunjungan lokasi, Perusahaan dinyatakan tidak dapat memenuhi kriteria yang ditetapkan Garuda untuk tahapan Due Diligence.
  8. Garuda berhak meminta dokumen pendukung lainnya apabila diperlukan dalam proses evaluasi. Evaluasi dilakukan secara menyeluruh dengan mempertimbangkan aspek administrasi / legalitas, aspek teknis serta kesesuaiannya dengan kebutuhan Garuda.
  9. Hasil evalusi Pendaftaran Vendor akan disampaikan secara tertulis melalui surat atau email kepada Perusahaan. Keputusan Garuda atas hasil evaluasi pendaftaran vendor merupakan hak mutlak yang tidak dapat diganggu gugat.
  10. Garuda tidak memungut biaya apapun dari peserta dalam setiap proses pengadaan termasuk dalam proses pendaftaran vendor.